Datenschutzerklärung
DIALOG UX

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten bei Nutzung der Website www.dialog-ux.de sowie der darauf integrierten KI-Dienste verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

tapicfy GmbH & Co. KG
Serrahnstraße 3
21029 Hamburg
E-Mail: service@tapicfy.com

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die oben genannte Stelle.

2. Grundsatz

Unsere Website verwendet keine Tracking- oder Analyse-Tools (kein Google Analytics, keine Marketing- oder Profiling-Cookies).

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies technisch erforderlich ist oder zur Bereitstellung unserer KI-Dienste erfolgt.

3. Zugriffsdaten / Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Provider automatisch folgende Daten erfasst:

• IP-Adresse (gekürzt oder anonymisiert, sofern technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL

Die Speicherung erfolgt auf Servern der:

gridscale GmbH
Oskar-Jäger-Straße 173
50825 Köln
Deutschland

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website).

Logdaten werden regelmäßig gelöscht.

4. Keine Cookies / kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken ein. Es findet kein Nutzerprofiling statt.

5. Nutzung der KI-Dienste

5.1 Funktionsweise der Verarbeitung

• Anfrage wird an einen Server von DIALOG UX übertragen
• Vorverarbeitung / Steuerung durch Middleware
• Weiterleitung an externen KI-Dienst (derzeit OpenAI)
• Antwort wird erzeugt und über unsere Server zurückgegeben

Es findet keine direkte Kommunikation zwischen Endnutzer und OpenAI statt.

5.2 Verarbeitete Daten

• Texteingaben des Nutzers
• technische Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Systemparameter)
• ggf. technisch verarbeitete IP-Adresse (keine dauerhafte Speicherung)

Nutzer werden ausdrücklich aufgefordert, keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Bankdaten, Zugangsdaten) einzugeben.

5.3 Zweck der Verarbeitung

• Bereitstellung der KI-Funktionalität
• technische Stabilität und Qualität
• Fehleranalyse

5.4 Rechtsgrundlage

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

5.5 Weitergabe an Dritte (OpenAI)

Zur Generierung der KI-Antworten werden Inhalte an OpenAI übermittelt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln) kommen zur Anwendung. Eine Verarbeitung in Drittländern kann nicht ausgeschlossen werden.

5.6 Speicherung und Löschung

Eingaben werden nur so lange gespeichert, wie dies technisch erforderlich ist.

5.7 Einsatz der KI-Agenten bei Kunden

• Kunde = Verantwortlicher
• DIALOG UX = Auftragsverarbeiter
• OpenAI = Unterauftragsverarbeiter

Die konkrete Ausgestaltung erfolgt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

5.8 KI-Chat auf Websites von Kunden

Bei Aktivierung der Chat-Funktion können folgende Daten verarbeitet werden:

• technische Verbindungsdaten
• Inhalte der Chat-Anfrage
• freiwillige Kontaktdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und ggf. lit. b DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

6. Sicherheit der Verarbeitung

• TLS-Verschlüsselung
• Zugriffsbeschränkungen
• Server-Absicherung
• Monitoring

7. Rechte der betroffenen Personen

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Nutzung der KI-Dienste ist ohne Bereitstellung bestimmter technischer Daten nicht möglich. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche oder technische Rahmenbedingungen ändern.

10. Wichtiger Hinweis

Dieser Text stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt nicht die Prüfung durch einen Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt.